Emmy Castelain over haar job als dossierbeheerder bij Top Motors - Carrosserie
“Flexibiliteit en administratieve nauwkeurigheid zijn enorm belangrijk in onze job”
Soms gaat het snel in het leven. Nog géén 24 uur nadat Emmy Castelain solliciteerde bij Top Motors, tekende ze er al haar vast contract! Sindsdien is ze één van de gezichten die bij Top Motors - Carrosserie de klanten met een warme glimlach verwelkomt. “Toen ik hier begon als dossierbeheerder, opende voor mij een nieuwe wereld”, vertelt ze opgetogen. “Ik combineer mijn passie voor mooie wagens in een gevarieerde functie met veel klantencontact én met top-collega’s.”
Top Motors - Carrosserie belooft haar klanten een moderne en full service herstellingsdienst, en dit voor alle merken. Om die uitstekende service te kunnen bieden, rekent het bedrijf op een performant team vol enthousiaste medewerkers zoals Emmy Castelain. Ze werkt als dossierbeheerder in de vestiging in Wevelgem.
“Hier in de hoofdcarrosserie in Wevelgem bemannen 3 dossierbeheerders het bureau, in de werkplek zijn er momenteel 12 carrossiers actief”, steekt ze van wal. “Het proces start wanneer een klant, lease- of verzekeringsmaatschappij bij ons aanklopt met een schadegeval: van het kleinste krasje tot een zwaar beschadigde wagen.”
100 wagens per week
“Bij een schadegeval starten de dossierbeheerders met de opmaak van een bestek, dat we nadien doornemen met de klant of met de verzekering, al dan niet na tussenkomst van een extern expertisebureau. Bij akkoord plannen we samen met de klant een hersteldatum in. Een goed overleg met de werkplaatsverantwoordelijke is uiteraard cruciaal voor een correcte spreiding van de werkzaamheden. Na afwerking wordt dan de facturatieprocedure opgestart.”
“Omdat we wekelijks tot 100 wagens herstellen, moet je als dossierbeheerder vlot kunnen schakelen tussen de verschillende dossiers. Het blijft ontzettend belangrijk dat de dossieropvolging nauwkeurig wordt beheerd en te allen tijde transparant en duidelijk is. Als je bij afwezigheid eens een dossier aan een collega moet overlaten, dan moet hij/zij de klant ook correct kunnen informeren.
Gezocht: dossierbeheerder
Top Motors Carrosserie is de afgelopen jaren gestaag gegroeid, elk jaar stijgt het aantal te herstellen wagens. Ter versterking van het team, is Top Motors – Carrosserie daarom op zoek naar een nieuwe dossierbeheerder.
“Onze nieuwe collega zal de klanten ontvangen en het administratieve luik op zich nemen. Afhankelijk van zijn/haar sterktes, kan hij/zij doorgroeien richting het luik ‘bestekken’ en ‘Facturatie’.
We verwachten dat de nieuwe werkkracht stressbestendig is, nauwkeurig kan werken en houdt van een gevarieerd takenpakket. Ervaring als bediende in de expertisewereld, in de administratie en/of affiniteit met de automobielsector is een grote plus. We verwachten ook een basiskennis van het Frans. ‘On the Job’ leert hij/zij gaandeweg hoe de juiste info kan worden overgebracht naar onze Franstalige klanten.